COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL 1. INTRODUÇÃO É, sem dúvida, a percepção da evolução do homem como ser comunicador, dotado de personalidade, inteligência e com uma característica que podemos ressaltar: um ser repleto de necessidades a serem supridas. E uma dessas necessidades é a de estabelecer relações comunicativas. Em um período não muito distante, as informações transitavam no interior das organizações obedecendo sempre o mesmo sentido, numa hierarquia rígida, onde quem detinha o poder, possuía também todo o direito sobre ela, caracterizando um fluxo descendente, o que certamente facilitava o gerenciamento das mesmas. Com o desenvolvimento sustentável e a evolução tecnológica, as informações tornaram-se mais acessíveis e compartilhadas, surgindo de todos os níveis hierárquicos da empresa e do meio onde ela esta inserida, exigindo do administrador uma nova postura frente a um ambiente em constante mudança, tornando-se necessário a todo o momento a revisão de seus processos e valores, na cotidiana busca da vantagem competitiva. Estas e outras mudanças, faz com que a Comunicação Empresarial enfrente grandes desafios, um deles é fazer das novas tecnologias de comunicação uma vantagem competitiva, pois se faz cada vez mais necessário saber os desejos, expectativas e reações dos clientes diante das decisões empresariais. A Internet está mudando o relacionamento das empresas com seus diversos públicos. Hoje as pessoas exigem mais transparências das organizações já que existem outros canais de comunicação para levar as informações sem intermediações. Notamos a grande importância da Comunicação Empresarial como ferramenta de criação e consolidação da imagem institucional. Diante de todo este contexto, torna-se um desafio para o administrador, acompanhar e desfrutar de todos os benefícios da evolução tecnológica dos veículos de informação, ajustar a empresa em seu contexto sócio-político, utilizando a Comunicação Empresarial como estratégia de resultados. 2. A COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA NA EFICIÊNCIA ORGANIZACIONAL As empresas e o mercado têm passado por processos constantes de mudanças, em conseqüência das fortes alterações e mutações políticas, econômicas e sociais, num contexto dinâmico, contínuo e contraditório. O mundo empresarial presencia no cotidiano os efeitos da era da globalização da economia e do crescente apelo para o exercício da competitividade, da responsabilidade social e ambiental e eficiência na produção. Este fato leva os executivos a conviverem com permanentes oscilações em diferentes situações, sendo necessário o ajuste do ponto de vista do papel da comunicação empresarial na instituição. Assim a comunicação organizacional vem assumindo uma grande importância em face desse novo cenário globalizado. É ela responsável pela interação da empresa com seus stakholders. Para Riel(1995) comunicação organizacional engloba relações públicas, estratégias organizacionais, marketing corporativo, propaganda corporativa, comunicação interna e externa, enfim um grupo heterogêneo de atividades de comunicação, voltadas fundamentalmente para os públicos ou segmentos com os quais a organização se relaciona e depende. A partir de desse conceito podemos dizer que a Comunicação Empresarial é uma atividade estratégica para as organizações. Ela engloba, nas empresas, a supervisão da assessoria de imprensa, o planejamento, implementação e condução das ações de comunicação interna. As atividades de Comunicação Empresarial ainda englobam o cuidado com a imagem corporativa, ou seja, com a marca da empresa e, assim, cuida da imagem da empresa. Devemos esclarecer, ainda, que a responsabilidade da comunicação empresarial é muito importante para ser considerada uma exclusividade de umas poucas pessoas ou de uma área. Ela deve ser delegada a todos os funcionários da instituição. Entretanto, é preciso contar com a pessoa certa que analise a comunicação da empresa globalmente e que ela tenha uma base teórica, que conheça o mapa geral da profissão e tenha vivenciado alguns destes conhecimentos. É necessário que esta pessoa dedique seu tempo e energia, atenção e experiência direcionados à comunicação como um todo. 2.1 CUIDADOS COM A COMUNICAÇÃO INTERNA No ambiente interno empresarial existem várias maneiras de se comunicar, todavia nem sempre os meios utilizados são eficientes, pois essa comunicação pode sofrer algumas interferências, as “barreiras”, como: • Barreiras mecânicas ou físicas – Aparelho de transmissão, como o barulho, ambiente e equipamentos inadequados. A comunicação é bloqueada por fatores físicos. • Barreiras fisiológicas – Dizem respeito aos problemas genéticos ou de malformação dos órgãos vitais da fala. • Barreiras semânticas – São as que decorrem do uso inadequado de uma linguagem não comum ao receptor ou a grupos visados. • Barreiras psicológicas – São os preconceitos e estereótipos que fazem com que a comunicação fique prejudicada. Barreiras na Comunicação Empresarial • Barreiras pessoais – A pessoas podem facilitar ou dificultar as comunicações. Tudo irá depender da personalidade de cada um, do estado de espírito, das emoções, dos valores, etc... • Barreiras administrativas burocráticas – Decorrem das formas como as organizações atuam e processam suas informações. O excesso de informações é outra barreira bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informações de toda ordem e nas mais variadas formas, a proliferação de papéis administrativos e institucionais, reuniões desnecessárias e inúteis, etc. A falta de seleção e de prioridades acaba confundindo o público em vez de propiciar uma comunicação eficaz. As comunicações incompletas e parciais também constituem mais uma barreira na comunicação organizacional. São encontradas nas informações fragmentadas, distorcidas ou sujeitas a dúvidas, nas informações não transmitidas ou sonegadas, etc... 2.2 REDE FORMAL E INFORMAL O sistema de comunicação das organizações flui basicamente por meio de duas redes: a formal e a informal. A rede formal pode ser conceituada como o conjunto de canais e meios de comunicação estabelecidos de forma consciente e deliberados. Exemplos desses meios são as cartas, memorandos, circulares, comunicação interna, etc. Dependendo do que se deseja comunicar, podemos utilizar o jornal, o rádio, a televisão, o cinema, a internet ou qualquer outro tipo de “veículo” para divulgação. A rede informal surge no decorrer do tempo quando o próprio sistema formal é suplementado. Ela se baseia nas relações sociais intra – organizativas e é uma forma mais rápida de atender a demandas mais urgentes e instáveis. 3. TIPOS DE COMUNICAÇÃO NA EMPRESA É fundamental ter em conta que o universo da comunicação empresarial é imenso. A empresa representa um conjunto de diferentes tipos de comunicação e tendo como instrumento fundamental a gestão global. Eis alguns tipos de comunicação dentro da empresa: Comunicação comercial - constituída pelo marketing e publicidade Comunicação financeira - pela gestão da informação e das relações que se estabelece com os seus públicos, sejam eles acionistas, bancos, imprensa financeira e analistas. Comunicação institucional - como expressão da legitimidade econômica, social, política e cultural da empresa. Comunicação interna - a comunicação interna pode-se definir como o processo comunicativo pela qual se cria, desenvolve e evolui uma entidade empresa utilizando as meras ações que visam informar ao público interno, criando relações verticais nos dois sentidos (ascendentes e descendentes) e relações horizontais no interior da empresa com os objetivos de facilitar não só a produção, circulação e gestão da informação, passando pela relação e interação entre os agentes, atingindo os níveis de funcionamento de outros sistemas. 3.1 EXISTEM TRÊS FORMAS OU TIPOS DE COMUNICAÇÃO INTERNA:  Comunicação descendente - é um tipo de comunicação em que a informação desloca desde a direção até os demais membros da organização seguindo a linha hierárquica. As suas funções são: - enviar ordens múltiplas ao longo da hierarquia. - proporcionar os membros da empresa informações relacionadas com os trabalhos realizados. - facilitar um resumo do trabalho realizado e doutrinar os empregados para que reconheçam os objetivos da organização. Os problemas com que se encontra na comunicação descendente são os que muitas organizações saturam nos canais de comunicação descendente sobrecarregando de mensagens dando como resultados ordem que podem confundir e frustar os subordinados.  Comunicação ascendente - uma comunicação difícil nas organização tradicionais devido a sua estrutura hierárquica e mais complicada ainda nas organizações modernas no sentido de que se generalizam a comunicação mediantizado. O propósito é fazer chegar aos responsáveis uma informação geral sobre o pessoal da empresa no sentido mais amplo, isto é institucionalizar causas adequadas que incidem em informar até aos níveis superiores As suas funções são: - Proporcionar aos diretores o feedback necessário sobre os assuntos e problemas atuais da organização. - Ser uma fonte primária de retorno informativo para direção que permite determinar a efetividade da sua comunicação descendente. - Aliviar as tensões ao permitir aos empregados de nível inferior compartilhar informações relevantes com seus superiores e estimular a participação e compromisso de todos. Os canais de comunicação ascendente têm o problema de facilitar o excesso controle por parte da direção, provocar o enfado do diretor quando a mensagem é desagradável. Comunicação horizontal - é aquele que se relaciona entre pessoas consideradas iguais em hierarquia da organização. Esta situação pode dar-se em distintos níveis enquanto que as mais estudadas são aqueles que se tem relação entre pares de níveis executivos. As principais funções da comunicação horizontal são as que facilitam as coordenações de tarefas, permitindo aos membros da organização estabelecerem relações interpessoais efetivos através do desenvolvimento de implícito acordo e proporcionar um empregado médio para compartir informações relevantes da empresa 3.3 PRINCIPAIS OBJETIVOS DA COMUNICAÇÃO INTERNA Comunicar para obter compreensão, e por meio desta, chegar ao trabalho conjunto e ajuda mútua. Criar um fluxo de informação dirigido ao púbico geral. Despertar nos empregados a consciência do trabalho desenvolvido pela empresa e da parte que lhe cabe no esforço conjunto para o crescimento da organização. Incentivar o maior entrosamento entre os empregados, proporcionando-lhes informação, cultura, educação e lazer. Concorrer para uma maior integração entre os empregados da empresa, utilizando para isso os meios de comunicação disponíveis, motivando os empregados a desenvolverem suas aptidões, fortalecendo ao mesmo tempo o espírito do corpo. 3.4 ETAPAS PARA A REALIZAÇÃO DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNA Para conseguir um bom relacionamento dentro da empresa é preciso ter um plano que permite conseguir os objetivos de uma boa comunicação em todos os níveis:  Formação na comunicação. Mentalizar todos os níveis da empresa a cerca do papel fundamental que desempenha a comunicação.  Determinar o conteúdo da informação. É necessário ter conhecimento exato de quais são os assuntos que mais interessam os funcionários para abordá-los com clareza e rapidez.  Programa de atuação em matéria de comunicação interna que inclui um plano de publicação periódica (revistas de empresa).  Assimilação das informações. É fundamental que as organizações de todos os tipos desenrolem sistemas para obtenção e absorção da informação externa e também desenrolar-se uma cultura em que todos os empregados se considerem parte de um mecanismo para obtenção e difusão de informação. 3.5 OS SUPORTES DE COMUNICAÇÃO INTERNA E A IMPORTÂNCIA DAS NOVAS TECNOLOGIAS Ao estabelecer-se um plano de comunicação interna numa empresa é necessário escolher quais meios comunicacionais a utilizar. Eles são os vários desde o jornal interno, a caixa de sugestões, passando pelo inquéritos de opiniões ou a entrevistas até a Internet ou teleconferência. A escolha dos meios não podem ser aleatórios e devem adequar-se as características da empresa e dos seus empregados. Isto também deve ocorrer ao nível das novas tecnologias. As novas tecnologias não são uma panaceia, não podem estar fora da organização, da missão e do espírito da empresa. Se houver atos de gestão inadequados aos objetivos da empresa, vão ampliar os problemas que possam existir. 3.6 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL A Comunicação Institucional é uma área da Comunicação que implica em conhecer as instituições e compartilhar suas propriedades (histórico, visão, missões, valores, filosofia e políticas), tendo como principais funções definir os objetivos de comunicação da Instituição, interagir com o público interno e externo (e avaliar os resultados dessa interação) e criar projetos utilizando diversas mídias existentes. 4. CONCLUSÃO A Comunicação Empresarial compreende um conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos para reforçar a imagem de uma empresa ou junto ao seu público de interesse (consumidores, empregados, formadores de opinião, classe política ou empresarial, acionistas, comunidade acadêmica ou financeira, jornalistas etc) ou junto à opinião pública A Comunicação Empresarial tem assumido, nos últimos anos, maior complexidade, tendo em vista a necessidade de trabalhar com diferentes públicos (portanto diferentes conteúdos, discursos ou linguagens), o acirramento da concorrência, a segmentação da mídia e a introdução acelerada das novas tecnologias. Hoje, exige-se do profissional da área não apenas conhecimentos e habilidades nas práticas profissionais, mas também uma visão abrangente do mercado e do universo dos negócios. Mais do que um simples executor de tarefas (bom redator de releases, bom relacionamento com a mídia, excelente editor), o profissional de comunicação empresarial deve ser um executivo, um gestor, capaz de planejar, estrategicamente, o esforço de comunicação da empresa ou entidade. Concluímos que, a Comunicação Empresarial já desempenha papel fundamental, definindo-se como estratégica para as organizações, superada a fase anterior, em que suas ações, produtos e profissionais eram vistos como acessórios, descartáveis ao primeiro sinal de crise.